株式会社 オルツはビジネス・プロセスアウトソース業務、コンサル業務を営むにあたり、個人情報を様々な形で取扱っております。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社社員の個人情報（以下、「個人情報」という。）は、当社にとって大変重要な情報資産であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。よって当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報を正確かつ誠実に取り扱うため、以下に掲げた事項を常に念頭に置き、お客さまの個人情報保護に万全を尽くしてまいります。
制定年月日：2015年７月１日
最終改定年月日：2020年３月２日
株式会社 オルツ
代表取締役 米倉 千貴
個人情報保護に関する方針
- 個人情報保護の重要性を社員一同が認識し、当社の事業目的を遂行する範囲内で、適法かつ公正な手段によって、これを取得、利用及び提供します。また、個人情報の目的外利用については一切これを行いません。目的外利用の必要が生じた場合、新たな利用目的の再同意を得た上で利用します。
- 個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）及び個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を誠実に取り扱います。また、法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業員（以下、「従業員」という。）、取引先に周知し順守いたします。
- 個人情報の漏えい、滅失又はき損等の危険に対し、技術面及び組織面において合理的な安全対策、防止措置を講じます。また、定期的な点検を実施し、発見された違反、事件及び事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防措置を実施します。従業員、取引先には安全に関する教育を徹底いたします。
- 弊社の個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関する苦情及び相談については、受け付け次第、適切、かつ、迅速な対応をいたします。また、その体制、手順については確立・整備をおこない、常に適切に対応出来る体制を維持していきます。
- 個人情報を適正に利用し、またその保護を徹底するために、内部規程順守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施します。これを管理策及び内部規程に反映することで継続的に個人情報保護マネジメントシステムを見直し、改善していきます。なお、改善については法令等及び JIS Q 27001 に準拠いたします。
はじめに
株式会社 オルツ（以下「当社」といいます。）は、テープ起こしサービス『コエラボ』（以下「本サービス」）を提供するにあたり、本サービスの利用者から取得した個人情報（以下「個人情報」）の保護に最大限の注意を払います。ご利用の際には、本「株式会社 オルツ個人情報保護方針」(以下「本方針」といいます。）をご確認下さいますようお願い申し上げます。。
個人情報の取得・管理
- 当社は、お客様が本サービスをご利用いただく際にメールアドレス、契約形態(個人、法人)、会社名、氏名、住所、電話番号など個人を特定できる情報をお尋ねします。
- 当社は、利用者または第三者の個人情報を含む通知を受け取ったり、本サービスの規約違反行為調査のため、公開された個人情報を正当な手段により取得する場合があります。
- 取得した個人情報は、当社に設置した個人情報管理責任者が厳重な注意を払って管理します。
個人情報の利用
当社は、個人情報を以下の場合に限り利用します。
- 利用者が本サービスを利用し、録音媒体の返却、請求書等の発送、業務上の連絡などを行う場合。
- 当社のサービスを向上させることを目的として、本サービスの利用状況を分析する場合。
- 利用者または第三者に本サービスについて説明するため、利用者の統計情報を用いる場合。
- 利用者または第三者への連絡を行ったり、本人確認、問合せ内容の調査、資料発送手続きなど、本サービスに係る個別処理や業務に必要である場合。
- 当社の新サービスやキャンペーンのご案内を行う場合。当社は、上記各号の目的以外に個人情報を閲覧、利用することはありません。
利用目的
コエラボサービスの利用により取得した個人情報の利用目的
- テープ起こし業務の遂行のため。
- クライアント様への納品物の作成のため
キャンペーンで取得した個人情報の利用目的
- プレゼント送付のため
- クーポン付与のため
お問い合わせにより取得した個人情報の利用目的
- お問合せへの回答、連絡のため
ただし、次に示すいずれかに該当する場合は、本人の同意を得ることなく利用することがあります。
a) 法令に基づく場合
b) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である時
c) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である時
d) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある時
個人情報の開示
当社は、以下に該当する場合を除き、お客様の同意なく個人情報を第三者に開示することはありません。
- 個人情報開示に利用者本人の同意がある場合。
- 法令に基づき開示を求められた場合や、特定電気通信役務提供者の損害賠償責任の制限及び発信者情報の開示に関する法律（プロバイダ責任制限法）に基づく発信者情報開示請求を受けた場合など、個人情報を開示すべき法的義務を当社が負っている場合。
- 利用者が本サービスの利用規約に反したとする合理的な疑いがあり、当社の権利、財産やサービス等を保護するため、必要と認められる場合。
- 利用者または第三者の生命、身体および財産などに対する差し迫った危険性があり、緊急の必要性がある場合で、本人の同意を得ることが困難な場合。
- 本サービスの業務遂行に必要な限度で個人情報取扱いを委託する場合。
個人情報の削除等
当社は、利用者からの当該個人情報の訂正、削除、利用停止等の要請に対し、速やかかつ適切に対応いたします。
個人情報の第三者提供について
- 個人情報を第三者へ提供する場合には、法令に基づく命令などを除き、必ず事前にお客様の同意をいただいた上で行います。
個人情報の委託について
当個人情報について、弊社が個人情報保護管理体制が一定の水準に達していると認めた委託者に業務委託の目的で委託することがあります。
開示等請求について
ご自身の個人情報について利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者への提供の停止に関する権利を保有しています（法令に定めがある場合を除く）。
これらの権利行使については、当同意書「１．個人情報の取得事業者及び個人情報保護管理者」に記載の問い合わせ先に請求ください。また、個人情報に関する苦情及び相談等についても同様の窓口となります。
個人情報を与えることの任意性
ご自身の個人情報について、弊社に提供することについては任意です。ただし、個人情報を与えなかった場合、弊社は前述の利用目的を遂行することが出来なくなり、
弊社サービスを利用することが出来なくなります。
容易に認識できない方法による個人情報の取得について
当ウェブサイトではよりよいサービスの提供を目的として、Google Analyticsを用いてサイトへのアクセス情報を取得しています。
Google Analyticsは、Cookieを利用して利用者のアクセス日時、IPアドレス、アクセス状況についての情報を取得します。
個人情報の安全性
- 当社は、利用者登録個人情報について、当社担当者以外による参照を禁じています。また、利用者登録個人情報は施錠された安全な場所に保管されており、当社が管理する区画の外に持ち出されることはありません。
- 当社は、当社職員と秘密保持契約を締結し、当社職員に対して、当社の定めるセキュリティポリシーの遵守を義務付けております。
本方針の変更
- 当社は、本方針の全部または一部を任意に、変更・修正・削除することがあります。重要な変更がある場合には、本サービスお知らせ欄よりお知らせします。
- 変更後の本方針は、変更が行われた時点からその効力が生じるものとします。
株式会社 オルツ